制度是企业的根，贯穿于企业经营管理之中，是能够维持企业稳定规范发展的保证。因此它的重要性不言而喻。一个企业管理的科学化、规范化是企业管理水平高或低的重要衡量标准，而制度则是实施的手段和途径。制度评估与优化即是从制度体系的角度去弥补企业发展诉求与管理现状之间存在的差距。依据这个思路，此次评估与优化项目的整体流程将从制度框架、制度内容以及制度执行层面、制度管理层面四个维度进行分析评估，大致可分为四个阶段。
1、资料收集与访谈调研
制度项目的一个重要切入点在于制度现状存在的问题以及这些问题的严重性，哪些领域有哪些领域没有，哪些领域严重哪些稍微轻些，对现状要有一个清醒客观的认识，而这种认识很大程度上依赖于前期的两个重要步骤，资料收集和访谈调研。
1.1资料收集：做制度体系评估和优化，就需要对企业的制度体系进行一个全面的了解，这里的“制度”是一个广义的概念，管理办法、标准细则甚至是一些相应的通知等都可以称为制度。除了本身企业内部的制度之外，还需要搜集一些相关的国家法律法规以及地方性的法规政策，方便后续的制度内容评估时使用；
1.2访谈：所谓的访谈即单独交流，是和企业员工的深度沟通。通过和管理层以及基层员工围绕制度进行交流，可以发现企业在管理中可能存在的问题，这个步骤可以将抽象的工作思路具体化，在后期更有针对性的调整工作；
1.3输出访谈记录，着重落点在员工反应的问题上。
2、部门职责和岗位职责优化完善
这一步是对岗位职责体系的梳理。这两部分是根据企业的经营目标而来的，企业的战略规划衍生出企业的主营内容，根据主营内容划定业务流程从而形成部门，部门职能即是企业分解到部门的工作内容；岗位是部门职能的更细化分解，也是组织的基本单位。通过部门职责和岗位职责，我们能够确定制度是不是完整的覆盖到企业的每一个环节。在此次项目当中我们采用了培训的方式，确定了部门职责和岗位职责的填写模板，确保各部门按统一的标准撰写部门职责及岗位说明书。
2.1部门职责及岗位职责优化：根据各部门撰写提交的部门职责及岗位说明书进行沟通完善，输出部门职责汇编及岗位说明书汇编。
2.2 组织功能分析：组织的存在在于满足企业的发展需求，组织功能分析的目的是提高企业的管理效率。所以既要考虑企业的未来发展也要结合企业的现状，在此基础上建立组织功能联系，通过汇总、梳理我们的部门职责和岗位说明书，把整体组织功能进行分解划分，把职责分级，形成组织功能的三级体系。一级对应大的专业，二级对应专业中的各个模块，三级则是具体的工作事项。（部门就是由很多个相近专业组成的，部门职责要以二级职责作为类别来描述）以该厂的行政管理模块为例，组织功能分析如下：
3、设计制度评估模型
制度评估是从若干维度设计若干指标对制度进行评估，评价制度体系是否符合管理要求。维度和指标构建了模型，再配合后期穿行测试等高效的手段来实现我们对整个制度体系评估的一个保障。模型大致从体系设计、制度建设、制度实施等方向构建维度，从内容、执行落地、实施效果等方面构建指标。
此次项目我们是从制度框架、制度内容、制度执行、制度管理四个维度对制度现状进行了评估。具体思路如图：
4、制度评估
我们将制度分为三大类，沿用上级公司的制度称为通用制度，企业自己制定的在某些专业上有且只有唯一的制度称为非通用制度，对非通用制度进行补充解释的称为补充制度。
4.1 制度框架评估
此次项目的制度框架在组织功能分析表的基础上填充了每个模块对应的制度，对制度框架从承接性、完整性、系统性、时效性和唯一性五个维度进行评估：
a.承接性：验证企业的制度覆盖率，是否有效宣贯上级制度，有效落实企业标准一体化建设；
b.完整性：验证目前已有制度是否能有效支撑企业所有生产经营、管理活动，是不是所有职责都能找到对应的制度；
c.系统性：验证制度框架搭建是否层级明确、横向覆盖面是否够宽，纵向是否够深，各制度之间是否彼此可以有效支撑；
d.时效性：评估制度框架更新是否及时（根据企业性质可界定为3年、5年、10年），依据业务和管理变化及时修订、融合、废止旧制度；
e.唯一性：验证制度之间是否存在交叉、矛盾的地方（与上级制度、其他专业制度、本专业制度之间），消除“一事两标准”的现象。
4.2制度内容评估
制度内容就是制度文本本身，对制度内容从合法性、合规性、合章性、合责性、规范性及操作性六个方面进行评估：
a.合法性：验证规章制度内容是否符合国家、地方法律及相关法规的要求；
b.合规性：验证规章制度内容是否符合行业、专业有关管理规定及规则；
c.合章性：制度内容是否符合企业章程及其他顶层设计的议事规则要求；
d.合责性：评估制度内容是否与部门职责及岗位职责相统一；
e.规范性：评估制度内容在名称、结构和文字表述、格式等方面是否符合制度编制规范；
f.操作性：评估制度内容编写是否达到管理要求，业务流程清晰，考核依据充分，权责界定准确等。
4.3 制度执行、管理评估
通过模型或者维度来衡量制度执行的效果，从而进一步发现问题进行优化。此次项目选取了四个维度进行制度执行评估，即落实应用、实施时效、宣贯培训、监督检查。主要采取的方式为问卷调查和穿行测试结合。
a.先依据制度文本梳理出相应的流程以及表单，确定每项制度执行管理评估的节点，再将制度评估节点划归到不同单位，编制各单位的检查节点通知单；
b.根据各制度的归属部门制作相应的部门制度问卷，主要是各部室管理人员从四个维度针对基层的制度执行情况给予打分；
c.深入单位按既定评估内容进行制度执行节点评估，并进行评估谈话，梳理谈话内容及打分情况；
4.4编制评估报告
针对制度框架、制度内容、制度执行、制度管理四个角度，编制制度评估报告，并对改进成果进行汇总评价。
作者：李潇磬 中天华溥高级咨询顾问。哈尔滨师范大学双学士。2年企业管理咨询经验。专业咨询领域涉及集团管控、组织设计、人力资源等，尤其在薪酬体系设计、绩效体系设计等方面具备较丰富的实操经验。曾服务过自来水公司、度假村、电子科技、城投公司等多家企业。具有较强的分析和解决问题能力。
