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制度体系建设100问(31-40)

作者:中天华溥来源:华溥咨询时间:2022-12-05

 31.制度正文部分应如何编写?

制度正文是制度的核心部分,需要通过制度正文来规范员工的作业行为,因此制度正文编写质量的高低将直接决定着制度落地执行的效果,也决定着制度对员工工作的指导作用。

一般来看制度正文编写有两种主要的方法:

(1)按照流程来分章节编写:比如《XX公司招聘管理制度》,如果按照流程分章节编写,就可以区分为:第一章:招聘需求、第二章:发布招聘公告、第三章:招聘面试与笔试、第四章:录取……

对按照流程来编写制度正文的方式,要充分考虑到该管理行为主要流程的顺序,然后在章节内部在对细化的流程节点进行逐条编写描述。

(2)按照模块来分章节编写:比如我们再重新看下《XX公司招聘管理制度》,如果按照模块来分章节编写,就可以区分为:第一章:校园招聘、第二章:社会招聘、第三章:猎头招聘……。

我们可以看到,在这个例子中,我们是按照招聘人员类型划分章节模块的,当然每个制度管理内容不同,需要根据管理内容区分不同的模块划分方式。

32.制度正文部分应该具备哪些关键要素?

我们在前边的问题已经说过,制度正文是制度的核心部分,影响着制度的落地执行情况、也决定着制度能否指导员工的具体工作。为了实现这个目的,在编写制度正文时,一定要注意具备以下几个因素:

(1)每一步骤包含的主要活动。要对这一步具体的活动内容进行详细的描写,如果活动比较复杂,则要分条、分目、分款细化描述。这种活动描写一般可以分为“编写……”、“审核……”、“带领……”等。

(2)每一步骤活动的主要责任承担者。在描述步骤活动时,一定要写明到底谁是这项活动、或者这一动作的承担者。比如“人力资源部编写招聘规划需求表……”。

(3)每一步骤活动的主要依据。比如做一项工作、实施一个步骤时,到底是依据上级命令、政策要求、上级流程、下属提供等等。比如“在各部门提交本部门招聘需求后,人力资源部汇各部门招聘需求,编制公司整体招聘计划”。

(4)每一步骤开始、结束、区间的时间节点。比如“每月五号之前,人力资源部将公司整体考勤汇总提交至财务部,作为工作计算的依据”。

33.制度执行效果差的原因有哪些?

制度执行效果不好,主要原因包括主观因素与客观因素两个方面,客观因素是制度编写质量不高,没法执行。主观因素是公司管理不严,即便违反制度也没有惩罚措施,员工没必要执行。

(1)制度存在设计缺陷,制度编写质量不高、内容与工作实际具有较大的差距,难以落实到具体工作中。

(2)制度执行缺乏约束机制,企业对制度是否执行并没有严格的要求,员工即便不遵守制度,也并不会得到惩罚。

34.如何保持制度的时效性?

制度是对管理行为的约束与规范,同时制度又需要为管理活动服务,企业要根据管理情况的变化,随时对制度进行调整,以使制度符合公司的管理现状,以便保证制度的时效性。

当以下情况发生时,就需要对制度进行调整优化:

(1)外部环境发生变化,进而影响到企业内部的管理行为时;

(2)外部政策法规发生变化,企业内部制度已经与外部政策法规发生了冲突;

(3)公司的治理体系、特别是公司的章程进行了修改,则一定要对制度体系进行重新调整

(4)内部组织变革与优化,部门设置、岗位设置以及职责都已经进行了调整;

(5)内部的管理模式发生变化,进而导致管理流程发生了变化;

(6)经过实践探索,已经出现了更为高效的管理方法,需要对原有制度进行更新完善。

35.如何保证制度在形式上的统一性和规范性?

一个公司拥有几十上百个制度,这众多制度可能是很多部门分头起草编制的。因此需要从制度形式上尽量保持一个相对的统一和规范,以保证制度编写的颗粒度和语言文字保持相对的一致。

通过建立制度模版,可以达到制度形式上的统一性和规范性,制度模版通常包括内容结构、制度编码、字体、字号、行间距、表格表单、页面版式等格式与规范。

36.如何开展制度对标工作?

在制度建设过程中,不能仅仅根据企业现行的作业情况编写制度,那样不利于通过制度建设提升企业的管理水平。在制度体系建设过程中,通过选择先进企业作为制度建设的标杆,可以在制度建设中提高企业的管理水平。

制度对标要尽量选择与本企业业务性质相似、企业发展状况相近的企业,查找其相关制度文件,进行研究,作为制度体系建设中的外部参考资料。

但是在制度对标工作中,一定不能全盘照搬,需要考虑对标企业与本公司的组织架构、职责甚至管理模式是否一致,全盘照搬只能带来本企业管理的混乱。

37.制度管控权限包括哪些?

所谓的制度管控权,就是出资人机构,也就是母公司对权属企业的制度建设进行干预,从而将自己对权属公司管控的意图渗透到制度中,成为权属企业管理规范的一部分。

从制度管控的程度来说,主要包含以下情况:

(1)拟定权:就是母公司直接制定制度,权属企业执行制度。这类制度管控程度最深,直接剥夺了权属企业的制度制定权。

(2)审批权:就是由权属企业自行编写制度,但是在正式发布前要提交母公司审批,审批通过后才可以发布执行。

(3)审核权:就是由权属企业自行编写制度,但是在制度发布前需要提交母公司审核,母公司对制度中相关内容提出修改建议,如果权属企业不采纳则需要提出正当理由。

(4)备案权:就是由权属企业自行编写制度,并可以自行发布,但是制度发布后需要将制度文本提交总部备案。

38.制度建设在国有企业合规管理中的重要意义?

2022年,以《关于进一步完善国有企业法人治理结构的指导意见》为核心,国务院国资委先后发布了《中央企业全面风险管理指引》、《关于加强中央企业内部控制体系建设与监督工作的实施意见》、《中央企业合规管理办法》等一些列关于企业制度建设的重要文件,对国有企业提出了加强内部控制体系建设、进行合规管理和全面风险管理的要求,即“促合规、强内控,防风险”。于国企而言,制度管理合规的要点即是“外规内化”。

《中央企业合规管理指引(试行)》第17条明确提出,建立健全合规管理制度,制定全员普遍遵守的合规行为规范,针对重点领域制定专项合规管理制度,并根据法律法规变化和监管动态,及时将外部有关合规要求转化为内部规章制度。

《中央企业合规管理办法(征求意见稿)》第20条提出制度修订完善的机制,要求定期对企业规章制度进行修订完善,结合法律法规修订、政策变化和监管动态等,及时将外部合规要求转化为内部规章制度。

很多国企过分教条式地遵循外规,所制订的制度一味照抄法律法规,并不根据企业实际情况进行“内化”,或“内化”后的规制颗粒度仍然是笼统的、原则的,这也是导致制度“形同虚设”的主要原因。

对于国企而言,关于制度建设的内化要求,要掌握以下三个要点:

(1)理解哪些法律是有内化空间的,哪些法律是要严格遵循。如有国企人力资源经常遇到的员工试用期延长问题。

(2)要关注重点领域制度。如涉及人力资源的制度,以及涉及违规经营投资责任追究的制度,都需要重点关注。

(3)要关注制度“内化”的颗粒度。比如,《劳动合同法》第39条规定的用人单位可以解除劳动合同的情形,其中第2项”严重违反用人单位的规章制度的“,触发哪些情形构成一般违纪,达到哪种程序构成严重违纪?

39.合规管理涉及到哪些领域的制度?

(1)市场交易。完善交易管理制度,严格履行决策批准程序,建立健全自律诚信体系,突出反商业贿赂、反垄断、反不正当竞争,规范资产交易、招投标等活动。

(2)安全环保。严格执行国家安全生产、环境保护法律法规,完善企业生产规范和安全环保制度,加强监督检查,及时发现并整改违规问题。

(3)产品质量。完善质量体系,加强过程控制,严把各环节质量关,提供优质产品和服务。

(4)劳动用工。严格遵守劳动法律法规,健全完善劳动合同管理制度,规范劳动合同签订、履行、变更和解除,切实维护劳动者合法权益。

(5)财务税收。健全完善财务内部控制体系,严格执行财务事项操作和审批流程,严守财经纪律,强化依法纳税意识,严格遵守税收法律政策。

(6)知识产权。及时申请注册知识产权成果,规范实施许可和转让,加强对商业秘密和商标的保护,依法规范使用他人知识产权,防止侵权行为。

(7)商业伙伴。对重要商业伙伴开展合规调查,通过签订合规协议、要求作出合规承诺等方式促进商业伙伴行为合规。

(8) 其他需要重点关注的领域。

40.制度与企业文化的关系?

企业文化与企业制度相辅相成,相互促进。一个企业文化和企业制度必然是相一致的,企业文化从思想上为企业制度的构建提供了方向,而以企业文化为纲,围绕文化形成的制度,就成为企业文化的重要载体和支撑,将有力的推动企业文化落地。企业文化是对理念的认同,不具备强有力的约束,企业管理必须依靠规章制度的强有力保障,企业规章制度不可能涵盖企业管理的所有环节,需要企业文化作为制度体系的外延和补充。