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制度体系建设100问(21-30)

作者:中天华溥来源:华溥咨询时间:2022-11-14

 21.如何识别企业制度建设成熟度?

制度管理的水平基本代表了企业管理的水平,所以每家企业都需要不断的对自身企业的制度进行评估,以评价自身管理的成熟度。中天华溥构建的制度建设成熟度评估模型,从制度体系特征和制度关注点两个层面,明确了制度建设阶段性特征。

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22.制度管理组织设计时应注意哪些问题?

为了确保制度管理工作的合理高效,制度管理必须建立统一、稳定、规范、分工明确的制度管理组织体系。在建设制度管理的组织体系时,应注意两个方面问题:

一是制度归口管理部门一定要明确,如果没有制度归口管理部门,各部门制度制修订各自为政,制度建设会一片混乱。

二是公司一定要有高于部门层级的组织来主管制度建设。很多企业都是让部门层级在做制度建设最高管理部门,综合部门(办公室)或是法律部门等。但是由于制度本身带来的是各部门之间的利益分配,因此无论哪个部门,在制度建设中协调平行各部门的利益关系都很难达到预期。

23.制度文件与管理要求产生不符的因素有哪些?

当以下情况发生时,就代表着现有的制度体系与管理要求已经产生了不相符的因素,也就代表着必须对制度体系进行修正完善,建立新的制度体系。

1)外部环境变化带来的管理变化要求

2)流程变革带来的管理变化要求

3)职责变动带来的管理变化要求

4)组织架构变动带来的管理变化要求

5)新业务发展带来的管理变化要求

6)多体系运行带来的管理变化要求

7)管理模式变化带来的管理变化要求

24.制度建设的前提有哪些?

1)明确的战略发展规划

战略发展规划明确了企业的基本发展逻辑以及遵循的管理原则,因此也会给公司的制度建设带来了导向性的要求。如果企业缺乏明确的战略规划,制度建设就会失去明确的导向。也就是说,制度是为战略服务的,如果没有战略,那么制度就失去了服务的对象,就成为了没有灵魂的躯壳。

2)完善、科学的组织、职责与流程

制度是企业运行的规矩,但是制度的运行必须依赖于一定的依托,这个依托就是组织架构。其实制度不但需要组织架构的依托,还需要职责、流程这两个前提。架构代表了职责的分配,流程就像河道的走向决定了事情的顺序,而制度就像规矩,比如哪里能建水电站、哪里能够取水灌溉等等,所以说完善的组织结构、清晰的职责、完善的流程都是制度体系建设的前提。

3)良好的企业文化

制度与文化是企业管理表里,也可以说是企业管理的硬件与软件。制度管理是文化管理的先驱,文化管理是制度管理的导向,企业管理起于制度管理、终于文化管理。但是只有具备了良好的企业文化导向,才会在制度建设中具备明确的方向。企业文化中的具体要求,需要企业在制度中予以明确的制度表达,利用制度的刚性来促进文化目标的实现。而制度建设也需要文化的指引,否则制度建设就像缺失了战略一样,一样会因为缺失文化,而失去了制度管理的灵魂。

说白了,企业文化放在国家层面,就是社会主义价值观,而企业制度放在国家层面,就是国家的法律法规体系。

25.制度命名格式是如何确定的?

制度的命名并不是随口一说的问题,都要具有一定的规矩,通常来看一个制度的命名需要具备三个核心的要素:制度所属主体、制度管理内容、制度的效力。

其中制度所属主体是指制度的制定主体,基本上制度的制定主体也就是制度发挥其管理作用的客体,也就是说哪个企业制定了制度,制度就在哪个企业来适用。不能说是制度制定主体是A企业,但是制度里面的内容规范的是B企业。

制度管理事项或者说制度管理内容是制度命名的核心。决定着制度编写的内容主体,也就是这个制度的管理范围。因此制度管理事项一定要与制度内容保持一个相对适当的一致性,不能题目很大,但是内容管理范围很窄,也不能题目很小,但是实际上制度内容很宽泛。

制度类型也基本代表着制度的效力,制度类型基本包含了以下几种:规章、制度、办法、细则等,应该说规章、制度、办法等几种制度类型其实分的并不是非常准确,只有细则才是那种突出管理细节,在其他制度之下的一种细化管理文件,其效力也会低于其他的制度类型。

归纳一下,规范的制度命名的格式可以总结为:企业名称+管理事项+制度类型

例如:国家电网公司+规章制度管理+办法

26.制度编写应满足哪些要求?

1)简单易读,语义清晰

制度编写的文字一定非常考究,首先不能是大白话,口语化的文字很容易让人产生歧义,不属于制度所使用文字的范围。其次不能用太拗口的语言,这样理解能力稍微差一点的员工就不容易读懂。第三尽量不用生僻字和生僻说法,避免带来阅读障碍。

2)逻辑严密,考虑周全

制度编写一定要考虑逻辑性,这要从常理上说通逻辑,不能制度编写的要求在现实中根本没法实现,要考虑到在实际工作中是否符合各种可能的情景。比如从时限上的要求来看,如果在一个直辖市可能因为空间距离比较有限,所以时限要求比较短,而在一个比较大的省区,那么过于紧张的时限就可能不符合实际情景的要求。

逻辑严密不仅仅要考虑到一个制度本身的要求,还要考虑到制度与制度之间的逻辑问题,在制度建设时,切忌对于同一件事情,这个制度说这样做,那个制度说那样做,这样就会造成员工的无所适从。因此在制度编写时,一定要考虑到周边制度的基本要求和基本情况。

3)权责明确、流程合理

制度是企业管理的一种手段和工具,但是并不是唯一的手段与工具,制度需要与其他管理手段一起,来共同实现企业规范化管理的目的,其中权责、流程就是最重要的部分。

因此,在企业的规范化管理中,我们可以把权责、流程与制度称为企业规范化管理的“三位一体”,也就是三者要保持管理理念的一致性,三者之间不能相互冲突,但是三者之间又是在管理上逐次推进的。

一般来看,权责代表了点状管理,流程代表了现状管理,制度代表了面状管理,因此从逻辑上来看,应该先明确了企业管理中的权责划分,再完善明确了流程走向,最后才利用制度具体的规范企业管理中的细节。

4)风格统一、文字精炼

一个企业内部有许多制度,但是每个制度基本上应该保持着一种相对统一的风格,这不但从观感上会觉得很专业,也很美观,从实际的使用上也会很便捷。风格统一的关键是制度的结构要保持一致,同时制度管理的颗粒度应该相对一致,如果一个制度内容过多、篇幅过长,就应该把它的管理范围缩小,拆分成两个或者三个制度。如果一个制度过短,那么可能就会是这个制度管理的内容太过简单,是否可以将这个制度与其他制度合并,或者作为另一个制度中的部分内容。

27.除了管理过程,制度结构中还应该包含哪几部分?

除了制度中的主要管理过程部分,通常的制度结构中还应该包含四部分内容,总则,职责与分工,检查与评估、监督考核与责任追究、负责与附件。具体情况如下:

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28.应该如何编写制度管理过程?

制度中的管理过程编写是编写制度时的核心部分,需要符合管理工作的实际,能够通过制度指导员工的具体工作,管理过程的编写可以参考以下依据:

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29.当一个制度编写完成后,从哪几方面审核制度编写的质量?

当制度编写完成后,需要对制度编写的草案进行审核,通过审核发现制度编写中存在的不足与问题,再对制度进行针对性的修改。根据我们的经验,制度编写质量的审核主要从以下几个方面展开:

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30.编写单体制度时,需要注意哪些重点问题?

在编写单体制度时,可能会涉及到很多方面,如果把控不好,非常容易造成制度编写质量不符合业务实际,难以保证制度编写的质量,总结起来看,如果在编写单体制度时,重点关注以下几个方面,会比较容易提高制度编写的质量。

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