工欲善其事必先利其器，做好人力资源管理也是一样的。在管理咨询的过程中，我们发现一些企业人力资源管理的效果不尽如人意，很重要的一个原因就是基础工作做的不到位。而岗位说明书就是帮助企业做好人力资源管理基础工作的一个重要工具。
那么为什么一些企业在已经有了这种认识的情况下，仍然没有做好基础管理工作呢？主要有两点原因，一是对工具本身作用的理解不够深刻；二是未能掌握编写方法，无法构建出能符合自己企业实际情况的岗位说明书，综上，使其并未充分发挥出应有的作用。本文将以解决上两个问题为导向，从岗位说明书的作用及具体的撰写层面进行梳理和介绍。
一、岗位说明书的作用
岗位说明书是工作分析的输出成果，是工作分析的书面表达形式，描述了岗位的基本信息、职责权限、任职资格等内容，还可以描述协作关系、工作环境等内容，与人力资源管理各模块关系密切，具体表现为：
1，招聘的依据
如果某岗位缺人，该岗位所属部门就可以依该岗位说明书到招聘部门去申请用人，而不是自己的好恶。
2，工作分配的依据
岗位职责不是完全按照管理层的主观想法，而是依据岗位说明书进行工作任务分配。
3，绩效考核范围的依据
按照岗位说明书中的工作内容、职责开展考核工作，才能够准确识别出不同人在各个岗位上的胜任力如何。
4，员工薪资的标准
现代人力资源激励体系，一般是以岗位价值为基础，综合考虑个人能力和业绩水平，建立薪酬激励体系。
5，员工培训的内容依据
各岗位的应具备哪些知识、技能，可以针对性的设计培训课程来提升相应能力。
6，明晰职业生涯规划的发展方向
让员工知道上级岗位什么？具体工作有哪些？需要什么任职资格。
二，岗位说明书具体编写的方法
众所周知，岗位说明书是工作分析的结果，即对“事”分析任务、职责、权利等；对“人”分析知识、技能、能力等，其目的是保证人与事的匹配。
采用的方法有访谈法、问卷法、资料分析法、关键事件记录和员工日志等，实际工作中多采用组合应用的形式。此部分内容本次从略，重点说明岗位说明书的编写。
1，岗位说明书编写的三个层次
岗位说明书的编写可分为三个层次，即信、达、雅。
“信”是指能够全面、准确的把岗位职责进行描述，尤其要注意的是，全面是指主要职责的罗列，而不是事无巨细填写；“达”是指职责的描述依据相应规则文辞达意，流畅通达的表达出来；“雅”是指文雅，到此层面对职责把握和行文规则游刃有余，更见艺术水平。
2，岗位说明书的一般结构及对应编写方法
岗位说明书的一般结构
岗位说明书一般分为四部分，即岗位基本信息、工作职责、职责权限、任职资格，各部分内容根据公司实际情况进行增减。详见附件1。
各结构的编写方法
岗位基本信息包括岗位名称、所在部门、直接上下级等内容，具体可根据企业实际情况进行调整，如加入岗位编号等。
工作职责的编写是岗位说明书的核心部分，分析后明确了各岗位的职责，这部分有两点需要重点掌握。一是每一条职责的编写规则；二是编写好的职责，在表格中的顺序。
编写规则为动宾结构，可以分为四个要素，即状语+角色行为动词+行为动词+宾语（工作事项）。
状语：尽可能不用，如缺少状语将会影响职责意义，则必须加上状语。
例：在合格分包商名录内，选择分包商。
角色行为动词：对于一项职责由多个人完成时，一般需要加角色定位动词，以表示每一方在该工作中扮演的角色，所处的地位，发挥的作用。角色定位主要有组织管理类、操作执行类和协助建议类，常见的对应动词如下表：
例：组织制定年度经营计划。
行为动词：每项职责都必须有一个行为动词，并且力求准确，明确体现完成该项任务所担负的责任。
宾语：工作事项按照工作分析后确定内容即可。
职责编写后在表中如何确定职责顺序呢？职责排序的原则就是有据可依。而常用的排序依据有：业务（管理）流程、工作重要性、完成该项事件所用时间、PDCA等。
在清楚了岗位内部的各职责排序后，对于一项职责需要岗位之间进行衔接，那该怎样体现呢？从角色行为动词入手，如组织、负责、协助、配合、参与。
职责权限
职责权限依然按照工作分析后的权限界面，进行填写即可，如拥有编写公司财务管理制度的起草权；拥有编写公司财务管理制度的审核权等。
任职资格
在明确了各完成岗位工作的学历、工作经验等要求后，还需要进行一项工作——统一划段，来进行统一调整、优化，将对其他模块进行有力的支撑，如薪酬体系建设中的岗位评价部分，这种整体把握更加体现出不同的岗位价值。
在专业技能方面，根据专业擅长程度可依次划分为了解、掌握、熟悉和精通四个层次。
三，常见的编写注意事项
1，职责编写的颗粒度：所谓颗粒度，简单来说就是各项职责的描述字数。需要注意两点：一是言简意赅，尽可能的简洁、完整的描述；二是均匀，各项职责的描述字数应大体相同，这样更能体现相关制度文本的规范性。
2，准确把握四元素结构：一般一个岗位在完成一件事情中只承担一个角色，就需要分清到底是“组织”还是“负责”，不应出现以下情况。
例：负责组织开展公司决策事项、重要工作部署的督办落实工作。
3，不要出现完成职责的程度副词：岗位说明书只是对职责进行描述，对事件的完成程度和结果，均不应出现。不体现结果很好理解，关于完成程度的常见副词有：及时、准确、做好等等。
例：负责整理领导班子办公会会议纪要并及时印发、传达相关部门；
改：负责整理领导班子办公会会议纪要并完成印发、传达工作。
4，职责编写和流程的关系：不能按照流程写但可以体现流程。
如信息管理部主管的这项职责，一般情况下方案能够被组织实施都是会经过上报和审批流程的。例子中，把上报和审批删掉，依然能够体现出流程。
例：负责制定公司信息化规划方案，并上报分管领导，审批后组织实施。
改：负责制定公司信息化规划方案，并组织实施。
同样这个职责在上下级之间应怎样表述呢？假设部门岗位设置为信息管理员、信息管理主管、信息管理部部长，上有分管领导和总经理，且相关制度的审批权由总经理负责，其他岗位对于这项职责的动词见下表：
5，职责编写结构的特殊情况：编写结构是常规结构，绝大部分职责可以严格按照此结构，如遇到特殊情况，可以适当突破。
例：负责公司内部网络设备的相关管理工作，包括制定采购计划、保养、维修、调换等；
如果把“后面的”事件完成动词，都放到角色定位“负责”后面，将会造成句式的头重脚轻，因此可以按照以上方式进行处理。
四，不同群体的编写程序
在知道了岗位说明书作用和编写方法后，作为公司的人力资源部是否能够直接编写呢？答案是否定的，公司的人力资源部和咨询顾问是两类群体，他们特点和优势各不相同，所以编写的程序也有所差别，具体程序如下：
1，公司人力资源部编写岗位说明书的程序
传统的人力资源部门有个很大问题，就是不懂业务。那么考虑到岗位说明书和业务联系的紧密型以及实施过程中大家的接受性，建议如下编写程序：
人力资源部给业务、职能部门长和部门优秀员工就编写方法进行培训→本岗优秀员工写出第一稿→直接上级和人力资源部共同修订出第二稿→人力资源给全体员工培训编写方法，在第二稿基础上以部门为单位修订成第三稿→人力资源部汇总优化成第四稿→提交至班子领导，根据反馈意见再改一稿→试运行三个月再调整，形成第六稿并正式运行。
2，咨询顾问编写岗位说明书的程序
咨询顾问对行业的理解更加立体，在高度上更容易把握，然而需要根据不同公司的具体情况针对性的设计、调整。
职责梳理（通过原资料研读、访谈、问卷、工作日志等方法）→根据企业管理情况，确定岗位说明书的模板结构和所要填写的信息→工作分析→对任职资格进行统一划段→职责权限填写→确定初稿→下发至各部门，交流讨论→回收反馈意见→最终定稿。
五，岗位说明书优化调整
岗位说明书的调整除了定期优化外，当企业的战略、组织、岗位的工作内容、工作标准、工作流程发生变化时，应进行调整。
附件1：岗位说明书示例
作者：尹海蛟 中天华溥高级咨询顾问
