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《企业集团的制度体系变革与创新》新书连载5:第一章、第三节

作者:张宏波来源:华溥咨询时间:2019-01-07

 第三节  制度与其他管理工具的关系

以上论述了制度有狭义的制度与广义的制度之分,许多企业纠结于规章制度与其他管理工具之间的关系,需要学者对制度与其他管理工具进行定义上与作用上的辨析。在本节中,我们就根据日常企业提出的问题,对制度体系与流程体系、制度体系与内控体系、制度体系与标准体系之间的关系做一一对照的详细辩述。

(一)  制度与流程的关系

1 流程的定义

流程是一个或一系列有规律的行动,这些行动以确定的方式发生或执行,导致特定结果的出现——单个或一系列连续的操作。简单地说,流程就是将输入转化为输出的一系列活动。

企业的流程体系通常由几个主要流程和若干子流程构成。例如企业合同管理流程是一个主流程,由主流程可以衍生出合同审批流程、合同档案管理流程等子流程。当流程需要以某种形式固定下来并需要企业每一位员工必须遵照执行时,就形成了流程文件。流程文件可以是流程图,也可以用文字的形式来表现。

2 流程的作用

流程是多个员工、多个活动有序的组合,是企业价值的体现,流程的作用主要体现在四个方面。

实现个人能力向组织能力的转变:流程可以把个人的优秀变成多人的优秀,再向组织能力的转变。一些落后的企业,每一层都在寻找个人英雄,一旦所谓的“能人”走了或者企业做大了,整体工作就会受到影响。优秀的企业靠流程,只要流程在,核心竞争力就不会消失。

权责明确,解放管理者:很多企业在员工较少的时候,工作进行得比较容易,当员工和部门增加以后,要协调完成一件事情,就会变得非常困难,很多领导只把20%的精力用在经营发展上,把80%的精力都用在处理协调会,层层请示、上报等日常事务上,最终导致企业效率低下。流程是解放管理者的革命,实现流程化管理,可以使企业把常规的、重复的、固定的职能固化下来,这样管理者将会有更多时间做其他事情。

精简非增值活动,提高工作效率:流程在这方面的作用体现在五个方面。首先是消除重复劳动,第二是消除等待时间,第三是消除过量产出,第四是消除不必要的审批和协调,第五是消除缺陷、返工和故障。

增加回报率,提升企业效率:流程对效益的贡献是巨大的,企业在流程变革方面的投入会获取较大的回报率,效益提升迅速,通常流程化管理对效率的提升不是缓慢、渐进的,而是飞跃式的、戏剧性的。建立流程的最初阶段确实需要花费时间、人力、物力和精力,但是一旦建成 ,流程就会释放出巨大的能量,其回报率是无法想象的。

3 制度与流程的关系

作为企业中两个重要的管理工具,制度与流程二者之间既有区别,又有联系,是对立统一的关系。制度体系和流程体系是互动发展的管理体系,制度体系和流程体系既是相对独立的,但同时又具有密切的联系,制度体系的发展离不开流程体系的支持,流程体系的发展也需要制度体系的保障,制度体系与流程体系共同为企业战略服务。流程是告诉员工什么时候应该做什么事情,制度是告诉员工做一件事情应该以什么规矩来做。因此制度是流程执行过程中的控制手段,我们可以讲流程的过程文字化,用制度的形式表现出来,但是一定要清楚流程不是制度。由于制度具有的特殊结构与内容要求,因此制度的激励作用可以促使流程得到改善,流程是制度体系的重要支撑,是制度体系规范的对象。

制度体系与流程体系共同为企业战略服务

企业获得成功的两个重要条件是战略方向正确并且经营有效,用通俗的话讲就是要“做正确的事并正确地做事”,因此企业的成功是建立在效率和效果基础之上。企业的一系列经营管理活动是通过流程来实现的,并通过制度加以保障。流程体系是将输入转化为输出的一系列活动,侧重于追求好的效果,侧重于对做事次序的规范;而制度体系则侧重于对经营过程进行约束,侧重于对做事行为的规范,保证执行过程的有效。因此,制度体系和流程体系是效率与效果的统一,共同保证企业战略的成功。

制度是流程执行的控制手段

企业的经营活动都离不开流程,将企业各种资源要素组合起来,为客户提供产品和服务,就形成了企业的流程。有了流程就必须对流程进行有效管理,没有管理的流程,流程的执行过程得不到有效控制,流程执行的结果也自然得不到保障。而流程是由一系列经营管理活动组成的,通过制度可以对流程中每一项经营管理活动进行严格约束与规范,有效保证流程执行的每一个细节。

流程可以用制度的形式表现出来

制度体系可以起到对流程的定义和描述功能:流程是一种工作流,需要被定义和描述,并需要以法律的形式固定下来,才能被了解和认知。而制度体系制定的权威性和执行的强制性,可以很好地起到对流程进行定义和描述的功能。制度中体现对流程控制的文件包括流程图、文字性的流程描述、程序型文件甚至包括工作手册等制度文件。制度又可以分为实体型制度、程序型制度和混合型制度。混合型制度和程序型制度表现为流程的特性比较强。因此,流程可以通过制度的形式表现出来,但需要注意的是,流程不是制度,流程是独立于制度而存在的。

制度的激励作用可以促使流程改善

制度的导向性和激励作用可以对流程产生影响。制度中的激励因素往往会促使大家更多的主动关注流程,从而使流程得到优化。制度往往会专门对流程中某些行为做法进行肯定与鼓励,对另外一些做法进行否定与惩罚。

流程体系是制度体系的重要支撑

流程体系是制度体系进行规范的客体,没有流程体系,制度体系失去了规范的对象,制度体系的存在变成无源之水。流程产生动作,制度是对这些动作进行规范。